Beste tips for etikett på e-post

Vi har alle vært vitne til den ansatte som ved et uhell traff “svar alle”, på en bedriftsomfattende e-post, og sendte mindre enn smigrende kommentarer om sjefen til hele kontor— Inkludert sjefen — heller enn bare vennen deres. Og hvor mange ganger er vi skyldige i at vi ikke har svart på en e-post innen en rask tidsramme - eller at noen ikke svarer til vår når vi virkelig trenger et presserende svar?

Med den gjennomsnittlige amerikanske arbeideren som bruker a kvart uke grave ut fra det tilsynelatende uendelige antall e-postmeldinger som invaderer innboksen hver dag (og mer hvis du regner med å ta deg tid til å svare på chats øyeblikkelig meldingsplattformer, som Slack og Google Hangouts), er det ikke overraskende at brudd på e-etiketter, hvis ikke alvorlige tabber, kan oppstå med forferdelse regelmessighet. Vil du bidra til å holde innboksen din et sted hvor det er livlig og høflighet? Her er de gylne reglene for e-postetikett for virksomheten, hvorav mange kan følges i både ditt personlige og profesjonelle liv.

Send e-postmeldinger med nåværende, tydelige emnelinjer

Bortsett fra uendelig spam, er det ikke mye som er mer irriterende enn å måtte slå gjennom 10.000 e-poster med samme emnelinje for å finne den med den spesielle informasjonen du trenger. Hvis meldingen tar opp et nytt emne, gjør alles liv enklere og deg selv mye mer populært ved å starte en ny e-post eller i det minste oppdatere emnelinjen.

Etiketteekspert, forfatter av Moderne etikette for et bedre liv, og grunnlegger av Protocol School of Texas, Diane Gottsman, tror at en av de største lederne for kjæledyr peeves og teamet deres har, er å ikke vite hva de svarer på. "For en måned siden har du kanskje skrevet 'Takk for lunsj' i emnelinjen. Nå snakker du om en ny henvisning du vil sende noen, så start en ny e-post. Hvis de trenger å søke etter den e-postmeldingen, kan de gjøre det etter tema. "

Hvis du er opptatt av at en ny e-post ikke kommer gjennom mottakerens brannmur, eller det er mulig de ikke vil huske hvem du er fra forrige gang du kommuniserte, sier Gottsman at det er tillatt å få svar på det siste korrespondanse. På den måten kan personen gå tilbake gjennom den gamle korrespondansen og gjøre seg kjent med hvem du er. "Men nøkkelen er å endre emnelinjen," sier hun.

Prioriter innboksen din basert på haster

Noen ganger, når du er begravet under en spesielt uhyggelig bunke med e-postmeldinger og det føles som om du aldri vil se lyset, kan det hende du må ta mer enn et døgn for å få dem alle besvart. Forretningsetikette dikterer at e-post skal returneres i løpet av en dag, men til og med Gottsman sier: “Noen ganger tar det to dager å komme tilbake til noen. Hvor raskt du trenger å svare, avhenger egentlig av viktigheten av e-posten og hvem personen er som sendte den. Det kommer til å være noen mennesker som er kalde som ringer eller slår deg. Du har ikke plikt til å returnere hver eneste e-post du mottar. "

På den annen side, hvis du har sendt en tidssensitiv e-post og ikke har mottatt et raskt svar, ligger det innenfor riktig protokoll å hente telefon og ring kollegaen din. Når du snakker om tidssensitiv, ikke gråt ulv - uansett hvor mye du bare vil ha et svar. "Ikke sensationaliserer det presserende," sier Gottsman. “Ikke alt er en 911-samtale. Hvis du sensasjonerer en situasjon for å få oppmerksomheten, vil du miste troverdigheten. Hvis det virkelig ikke er presserende, ikke skriv "presserende". Og hvis det er så viktig, må du hente telefonen og ringe. "

Ansikt til ansikt har sin plass

Før e-post diskuterte folk vanskelige saker ansikt til ansikt. I dag blir de tøffe tingene, både personlige og profesjonelle, ofte håndtert gjennom en dataskjerm. Det kan føre til ubehagelige samtaler mindre, men det betyr ikke at det er den rette tingen å gjøre, ifølge Gottsman. "Du skal ganske enkelt ikke gi dårlige nyheter via e-post," sier hun. Alt som er veldig følsomt, bør fremdeles håndteres personlig eller i det minste øre til øre. Du fyrer ikke over e-post. Du gir ikke alvorlig informasjon via e-post med mindre det er absolutt nødvendig. "

Hvordan avslutter du en e-postkjede?

De stopper rett og slett ikke, uansett grunn. Du er redd for å kutte den av, fordi du ikke vil være fornærmende. Vil du bruke evigheten på å gjøre den samme dansen, dag etter dag? Når blir det noen gang? Selvfølgelig er den uutholdelige hendelseskjeden vi snakker om den nesten evige e-postsløyfen "takk" og "Min glede" forretningskorrespondanse som vi noen ganger kan sitte fast i fordi ingen har noen anelse om hvordan de skal konkludere den. Gottsman sier: “Du går frem og tilbake en gang. Du e-post, takk. Jeg e-post: "Min glede." Og det er det. Det er som et håndtrykk - noen må gi slipp. "

Mindre er alltid mer

Og selv om vi er inne på uendelig e-post, når du er inkludert i en "svar alle" e-postmelding, enten det er personlig eller profesjonell, ikke svar automatisk til alle på tråden. Tenk på de andre mottakerne. Sjansen er stor for at ikke alle trenger å lese svaret ditt, og det kan ikke bare være distraherende, men irriterende, å få varsel etter varsel om nye e-postmeldinger på mobilen din når de absolutt ikke har noe å gjøre med du.

Hold den nedstemt på andre måter også på forretningsemails. Styr unna emojis og for mange utropstegn, som kan virke unge. Hold deg til en klassisk, ren, lettlest font i svart, og bruk profesjonelle hilsener og ordiage. Vær også oppmerksom på at humor ofte ikke oversettes godt digital kommunikasjon, eller forskjellige kulturer og generasjoner. "E-post er bare en utvidelse av deg selv," sier Gottsman. "Forsikre deg om at du stavekontroller, bruker riktig tegnsetting og ikke bruker små bokstaver i begynnelsen av en setning. Fordi det er gjør inntrykk på mottakeren, selv om det er en personlig e-post. "

Illustrasjoner av Mary Fama.